Materi Kesebelas

• Sistem Perencanaan di Perguruan Tinggi Negeri

Penerapan Sistem Perencanaan, Penyusun Program dan Penganggaran (SP4)
Untuk meningkatkan kualitas pendidikan di tingkat perguruan tinggi, pemerintah melalui direktorat pendidikan tinggi telah melakukan usaha di antaranya mengembangkan sistem penganggaran perguruan tinggi dengan “Penerapan Sistem Perencanaan, Penyusun Program dan Penganggaran (SP4)” Penerapan sistem perencanaan ini sangat penting untuk perguruan tinggi karena perguruan tinggi merupakan salah satu wadah yang besar untuk proses penyelenggaraan pendidikan yang berisi aset negara yaitu kaum intelektual muda sebagai agen perubahan.

• Unsur-Unsur Sistem Perencanaan, Penyusun dan Penganggaran (SP4)

1. Siklus: SP4 memiliki siklus yang mengatur seluruh aturan dan jadwal kegiatan administrasi pembangunan atau rutin pendidikan tinggi yang telah disesuaikan dengan siklus administrasi pembangunan atau Departemen Pendidikan Nasional.
2. Struktur program dan kegiatan: Semua rencana dan program pembangunan yang diajukan untuk menanggulangi sesuatu masalah tertentu harus dapaat ditampung dalam struktur yang baik dan telaah disepakati sebelumnya.
3. Sistem informasi: Sistem informasi merupakan bagian integral dari SP4 yang terdiri dari berbagai dokumen: (a) anggaran pembangunan: pengarahan perencanaan program, memo program koordinatif, konsep program operasional, usulan program, memo keuangan, daftar usulan proyek, daftar isian atau proyek pertunjukan operasional. (b) anggaran rutin: pengarahan kegiatan, memo program koordinatif, proyeksi anggaran rutin, usulan anggaran rutin, memo keuangan, daftar usulan kegiatan atau pra DIKm daftar isian kegiatan.

• Karakteristik Sistem Perencanaan, Penyusunan dan Penganggaran (SP4)

1. Penggunaan pendekatan sistem dalam perencanaan. Pendekatan sistem ini dikatakan sebagai metode ilmiah di dalam usaha untuk memecahkan masalah dengan berfikir mengenai sebab terjadinya suatu hal.
2. Berorientasi kepada output.
3. Bekerja berdaasarkan struktur program/kegiatan yang baku.
4. Kesnambungaan antara otonomi pelaksanaan dan pengarahaan.
5. Bekerja dengan rencana menggelinding (rolling plan).
6. Pendekatan fungsional.

Materi Kesepuluh

• Sistem Kredit Dalam Pembiayaan Pendidikan

Pengertian Sistem Kredit

Sistem Kredit adalah sistem penyerahan barang, jasa atau uang dari kreditor/pemberi pinjaman atas dasar kepercayaan kepada debitur dengan janji membayar pada tanggal yang telah disepakati kedua belah pihak.

• Sistem Bank dalam Sistem Kredit

Dalam pemberian kredit, pihak bank membagi beberapa jenis kredit ke dalam tiga jenis aspek utama: Pertama, costumer loan yaitu kredit yang diberikan untuk keperluan bukan usaha dan bersifat non-produktif, seperti redit rumah, kredit untuk pegawai, kredit untuk mahasiswa, biaya pendidikan dan biaya untuk kegiatan-kegiatan non profit lainnya. Kedua, commercial loan yaitu kredit yang diberikan untuk tujuan bisnis atau usaha yang bersifat produktif yang diberikan kepada debitur sampai Rp. 300 milyar. Yang terakhir adalah corporate loan, yaitu kredit yang diberikan untuk tujuan bisnis atau usaha yang bersifat produktif yang diberikan kepada debitur.

• Persyaratan Pengajuan Kredit

Ada beberapa jenis syarat dan inventaris dokumen yang harus dipenuhi oleh siswa atau mahasiswa dalam permohonan kredit diantaranya:

1. Siswa/mahasiswa menandatangi dan menyerahkan Surat Penegasan Persetujuan Kredit (SPPK) di atas materai Rp. 6000,-
2. Siswa telah melunasi biaya provisi dan administrasi.
3. Siswa telah menyerahkan surat persetujuan untuk mengadakan hubungan kredit dengan bank.

Sedangkan ditinjau dari syarat administratif perjanjiaan kredit, yaitu:

1. Akte pendirian dan perubahannya atas nama orang tua.
2. Nomor Pokok Wajib pajak (PBB) atas nama orang tua.
3. Surat keterangan berdomisili.
4. Identitas orang tua siswa atau mahasiswa.

• Pencairan Kredit

Setelah syarat-syarat pengajuan kredit di atas telah diselesaikan maka bagian distribusement melaksanakan administrasi pencariaan kredit berdasarkan nota yang disampaikan business unit. Adapun dokumen pendukung yang dipertimbangkaan untuk keperluan pencarian kredit antara lain: credit report, SPPK yang telah ditandatanganidebitur di atas materai, bukti pembayaran provisi, PK yang ditandatangani debitur, bukti pengikatan agunan, bukti penutupan asuransi, surat permohonan penarikan kredit dari debitur dan dokumen-dokumen lain yang disyaratkan.

Materi Kesembilan

• Menentukan Kebutuhan Pendidikan

John Mc Neil (1985) mendefinisikan need assessment sebagai “the process by which one defines educational needs and decides what their priorities are” (assessment adalah proses menentukan prioritas kebutuhan pendidikan).

1. Pendidikan yang bermutu dapat diukur dari pemenuhan harapan masyarakat yang memfokuskan pelayanannya pada kebutuhan pelanggan, baik pelanggan di dalam organisasi (intern costumers) maupun pelanggan di luar organisasi (exsternal costumers).
2. Kebutuhan pelanggan internal dalam lembaga pendidikan, seperti kepala sekolah, guru dan tenaga teknis lainnya merupakan sesuatu yang harus dipenuhi. Kalau kebutuhan tersebut tidak terpenuhi, maka akan bermuara pada masalah-masalah dalam penyelenggaraan pendidikan di lembaga persekolahan.
3. Sedangkan pelanggan eksternal, seperti siswa, orang tua, masyarakat, perusahaan, industry, pemerintah daerah dan pemerintah pusat.

• Model penetapan kebutuhan pendidikan menurut Kaufman dan Harsh (1969) terdiri dari, yaitu :

1. Model Induktif
2. Model Deduktif
3. Model Klasik

• Fungsi Analisis Kebutuhan dalam pendidikan

Metode Need Assessment dibuat untuk bisa mengukur tingkat kesenjangan yang terjadi dalam pembelajaran siswa dari apa yang diharapkan dan apa yang sudah didapat. Dalam pengukuran kesenjangan seorang analisis harus mampu mengetahui seberapa besar masalah yang dihadapi. Beberapa fungsi Need Assessment menurut Morisson sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi kebutuhan yang relevan dengan pekerjaan atau tugas sekarang yaitu masalah apa yang mempengaruhi hasil pembelajaran.
2. Mengidentifikasi kebutuhan mendesak yang terkait dengan finansial, keamanan atau masalah lain yang menggangu pekerjaan atau lingkungan pendidikan.
3. Menyajikan prioritas-prioritas untuk memilih tindakan.
4. Memberikan data basis untuk menganalisa efektifitas pembelajaran.

• Tujuan Analisis Kebutuhan Pendidikan

Salah satu pembagian kebutuhan manusia yang terkenal dikemukakan oleh Abraham Maslow, yang melihat adanya hierarkhi dalam kebutuhan, yaitu kebutuhan akan:

1. Survival (fisiologis).
2. Security (emosional).
3. Love and belonging (sosial).
4. Self esteem (personal).
5. Self actualization (personality).

• Pedoman Penetapan Kebutuhan Pendidikan

Pedoman penetapan kebutuhan ini pada awalnya dikemukakan oleh Kaufman, Corriga, dan Johnson (1969), mereka mengusulkan kegunaan satu model untuk keseluruhan pendidikan. Pada akhirnya diharapkan siswa berhasil dan survive dalam kelangsungan hidupnya sesuai dengan yang dicita-cita mereka.

• Penggunaan Beberapa Model Lainnya

Pertama, model Sweigert sebagai penetapan kebutuhan secara rinci sebagai langkah dalam pemecahan masalah pendidikan. Dia mengusulkan karakteristik untuk menetapkan suatu kebutuhan, yaitu:

1. Terpusat pada kebutuhan siswa
2. Mengidentifikasi pencapaian kelompok siswa
3. Kriteria untuk mengevaluasi kemajuan terhadap kebutuhan
4. Kebutuhan yang kritis
5. Ukuran penetapan
6. Penemuan komitmen secara umum

Kedua, model Sttafflebean (1968) yang mengusulkan beberapa pertimbangan oleh pendidik dalam menentukan kebutuhan, diantaranya :

1. Kontek Evaluasi, analisis secara teratur dari sebuah bendanya.
2. Masukkan evaluasi belajar dari fasilitas, pegawai, pelayan.
3. Proses evaluasi dan urutan kondisi dalam program.
4. Evaluasi dan perubahan yang diharapkan.

Dari dua model tersebut, dapat dilihat langkah-langkah dalam penyusunan rencana dan kebijakan kependidikan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat, diantaranya :

1. Merumuskan rencana.
2. Mengenali masalah.
3. Mengenali ruang lingkup masalah.
4. Mengenali kebutuhan dan proses seleksi.
5. Menentukan kondisi belajar dengan memfokuskan pada fisik dan mental siswa dalam mengembangkan karakteristik.
6. Menentukan kondisi kebutuhan dengan memfokuskan pada pelajar.
7. Mencocokan keadaan dengan rencana.
8. Menentukan prioritas.
9. Menjamin kelanjutan penyelenggaraan pendidikan pada masa yang akan datang.

Materi Kedelapan

• Analisis Sistem Untuk Penilaian Kebutuhan

Dalam menganalisis penilaian kebutuhan menggunakan pendekatan sistem. Peranan pendekatan sistem dalam perencanaan adalah melihat secara sistematis dan rasional tentang kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi, baik kebutuhan individu, kelompok maupun organisasi. Kebutuhan tersebut perlu dipenuhi, kalau tidak terpenuhi akan terjadi malasah yang akan mengancam keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan akhir.

Penggunaan pendekatan sistem dalam organisasi, berbeda antara organisasi yang satu dengan yang lain, kaarena kebutuhan masing-masing organisasi berbeda sesuai fungsi dan perannya.

• Pendekatan Penilaian Kebutuhan

Pendekatan sistem yang sering digunakan dalam penilaian kebutuhan adalah analisis SWOT, yaitu model prosedur yang menggambarkan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap organisasi pendidikan. Analisis SWOT adalah analisis kondisi internal dan eksternal suatu organisasi yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk merancang strategi dan program kerja.

• Model Elemen Organisasi

Input dan proses berhubungan dengan usaha organisasi internal, produk dan output berhubungan dengan hasil organisasi internal. Input dan proses adaalah sarana yang digunakan organisasi untuk mencapai hasil dalam bentuk produk dan output yang harus membawa hasil.jadi penilaian kebutuhan yang sesungguhnya selalu berawal dari acuan eksternal untuk menentukan apa yang harus dilakukan organisasi untuk memenuhi haraapan masyarakat.

• Model Masyarakat Perguruan Tinggi

Model ini memusatkan hubungan kurikulum di perguruan tinggi terhadap kebutuhan masyarakat yang melihat perbedaan-perbedaan antara apa yang ada (what is) dan apa yang seharusnya (what should be).

Materi Ketujuh

• Sistem Kearsipan

Kearsipan (Filling)

Menurut Terry hakikat dari kearsipan (filling) adalah penepatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menuru aturan yang telah ditentukan terlebih dahulusedemikian rupa sehingga setiap kertas atau surat apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Sedangkan Liang Gie mendefinisikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secaara tepat ditemukan kembali.

• Sistem Penyimpanan Arsip:

1. Sistem Abjad (alphabetic filling): Penyipanan ini berdasarkan urutan abjad dengan pemberian kode warkat atau surat yang akan disimpan mulai dari abjad A-Z. Kode abjad diideks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem Pokok Soal (subject filling): Penyimpanan arsip berdasarkan perihal surat (pokok isi surat).
3. Sistem Tanggal (kronologis): Penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut.
4. Sistem Nomor (numeric filling): Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpaan diberi nomor kode dengan angka-angka. Dan perlu diperhatikan nomor in berbeda dengan nomor surat.
5. Sistem Wilayah (geographic filling): Dalam sistem wilayah arsip disimpan dengan dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.

Efisiensi dan Efektivitas Kearsipan:

• Asas-Asas Efisiensi dalam Pekerjaan Perkantoran:

1. Asas Perencanaan: yaitu menggambarkan pada awal pelaksanaan pekerjaan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Asas Penyederhanaan: yaitu membuat suatu sistem yang rumit menjadi lebih mudah dan ringan dilaksanakan.
3. Asas Penghematan: yaitu mencegah pemakaian berlebihan terhadap perlengkapan dan peralatan kantor sehingga biaya pekerjaan menjadi mahal.
4. Asas Penghapusan: yaitu meniadakan kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
5. Asas Penggabungan: yaitu mempersatukan pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.

• Penerapan Efisiensi Perkantoran:

Untuk menerapkan efisiensi perkantoran maka hal pertama yang harus dilaksanakan adalah menganalisis beban kerja. Setelah menganalisis beban kerja, selanjutnya yaitu mengimpelementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja tersebut agar orgaanisasi atau perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik dari para pegawai yang pada akhirnya akan mampu meningkatkan produktivitas organisasi atau perusahaan.

• Penggolongan Efisiensi dan Prinsip Efisiensi:

Penggolongan efisiensi kerja berdasarkan masing-masing sumber kerja:

1. Pikiran: untuk mencapai cara yang termudah.
2. Tenaga: untuk mencapai cara yang teringan.
3. Waktu: untuk mencapai cara yang tercepat.
4. Ruang: untuk mencapai cara yang terdekat.
5. Benda: untuk mencapai cara yang termurah.

• Prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi:

1. Efisiensi harus dapat diukur.
2. Efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional.
3. Efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas (mutu).
4. Efisiensi merupakan teknis pelaksanaan.
5. Pelaksanaan efisiensi harus sesuai dengan kemampuan organisasi yang bersangkutan.
6. Efisiensi ada tingkatanannya.

• Pola Klasifikasi, Kode dan Indeks:

1. Pola klasifikasi dan kode: dalam menemukan kembali file/arsip  pola klasifikasi dan kode memang banyak sekali ragamnya misalnya pola klasifikasi DDC, UDC.
2. Kode penyimpanan: pada prinsipnya penggunaan kode dalam kearsipan sama seperti yang terdapat pada bidang perpustakaan.
3. Indeks: Selain kode penyimpanan, indeks juga membantu dalam mempercepat penemuan kembali file/arsip.

• Efisiensi dan Efektivitas Kearsipan:

Tercapainya efisiensi dan efektivitas dalam penyimpanan arsip sangat ditentukan oeh beberapa hal yaitu yang pertama adalah konsistensi sorang petugas kearsipan untuk memegang teguh prinsip penyimpanan arsip. Kedua, seorang petugas kearsipan dituntut profesional dalam menjalankan tugas kearsipan. Ketiga, sistem penataan arsip harus diklasifikasikan dengan benar. Keempat, yaitu mengenai peralatan yang digunakan dalam penataan berkas dalam menyimpan arsip. Kelima, membentuk berkas yaitu setelah surat atau arsip dibubuhi tanda simpan aka tahap pertama dibuatlah kerangka penataan berkas. Keenam, penataan kartu kenadali yaitu penataan yang didasarkan indeks seuai penataan berkas dalaam filling cabinet.

Materi Keenam

• Desain Pekerjaan (Job Design)

Pengertian desain kerja (job design) adalah pengalokasian jenis-jenis pekerjaan dengan mempertimbangkan beberapa ide dan selanjutnya mengkombinasikan pekerjaan tersebut dengan tugas-tugas para pegawai, dan tugas tersebut disesuaikan dengan tujuan organisasi dan kebutuhan dari individu.

Menurut para ahli:

1. Robbins: Desain kerja (job design) merupakan istilah yang menunjukkan bagaimana tugas-tugas dikombinasikan untuk membentuk pekerjaan yang lengkap.
2. Schonberger: Desain kerja (job design) merupakan gambaran dari sekian banyak konsep atau ide, kemudian diwujudkan secara formal dalam bentuk kegiatan-kegiatan. 

Keberhasilan mendesain pekerjaan dalam suatu organisasi, dipengaruhi oleh dua faktor yaitu dari dalam organisasi dan dari luar organisasi. Menurut Flippo faktor-faktor tersebut adalah isi masing-masing spesialisasi dan pengoperasian pekerjaan yang dilakukan berulang-ulang, pertukaran teknologi, kemampuan para personil, hubungan antar pekerjaan, serta kondisi psikologi setiap pekerja.:

1. Menempatkan pegawai sesuai dengan tugasnya masing-masing. 
2. Pemberian pekerjaan dalam bentuk berulang-ulang. 
3. Menyusun alat dan perlengkapan yang dibutuhkan agar dapat menghemat waktu. 
4. Membangun lingkungan pekerjaan yang nyaman, dimulai dari ventilasi yang cukup, sampai menyediakan dukungan fasilitas-fasilitas yang memadai.
5. Mengurangi semua kegiatan yang tidak ada hubungannya dengan kegiatan-kegiatan organisasi/kantor. 

•        Mendesain Kembali Pekerjaan (Job Redesign)

Pengertian mendesain kembali pekerjaan (job redesign) adalah kegiatan merancang atau menyusun kembali rencana-rencana yang telah dibuat tentang tugas-tugas para pegawai sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan individu.Manajemen merancang kembali proses-proses yang dilewati perusahaan dalam menjalankan pekerjaan. Manajemen juga harus menilai atau mengevaluasi proses-proses penting yang dapat menonjolkan kompetensi perusahaan tersebut. Menurut para ahli:

1. Robbins: Mendesain kembali pekerjaan (job redesign) merupakan kegiatan untuk merancang kembali pekerjaan tertentu yang berhubungan dengan perubahan[
2. Schermerhorn: Mendesain kembali pekerjaan (job redesign) adalah penyusunan kembali komponen-komponen dari tugas-tugas pada kebutuhan yang layak serta dalam rangka memperbaiki kemampuan individu.

       Luthans mengemukakan bahwa untuk mendesain kembali pekerjaan dapat digunakan berbagai cara, antara lain:

1. Menvariasikan keterampilan.
2.  Mengidentifikasi tugas,
3.  Mensignifikan tugas-tugas,
4.  Otonomi pekerjaan,
5.  Memberikan umpan balik terhadap pekerjaan sendiri,
6.  Memberikan umpan balik terhadap agen-agen.

•        Pendekatan dan Teknik Desain Kerja (Job Design)

Beberapa ahli mengemukakan pendapatnya masing-masing dalam mendesain pekerjaan (job design) dan mendesain ulang pekerjaan (job redesign). Frederick Taylor mengemukakan beberapa pendekatan yang dapat dilakukaan oleh pimpinan untuk mendesain pekerjaan (job design) dan mendesain kembali pekerjaan (job redesign), yaitu:

1. Setiap pekerjaan diwujudkan dalam bentuk kegiatan yang berlainan yang selalu dimulai dari awal  dan selalu diakhiri dengan baik.
2. Diusahakan bagaimana para pekerja dapat menganalisa penampilan kerja, maupun gerak-gerik mereka dalam bekerja.
3.  Memeriksa beberapa alternatif atau cara yang efisien untuk mengerjakan tugas.
4.  Melatih para pekerja untuk dapat melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.

•        Teknik-Teknik Desain Kerja

        1. Rotasi Kerja (Job Rotation)
    Pengertian rotasi kerja adalah memberikan variasi dan keterampilan kerja kepada pegawai, yaitu dengan cara memindahkan pegawai dari departemen satu ke departemen yang lainnya agar pegawai tidak bosan dengan pekerjaannya yang monoton, rutin dan terbatas.

  2. Perluasan Kerja (Job Enlargement)
   Bone menjelaskan bahwa “Job enlargement is the rearranging of jobs to increase their complexity” (Perluasan kerja adalah menata ulang pekerjaan untuk meningkatkan kompleks atau kerumitan mereka). Perluasan kerja ini dimaksudkan untuk menambah jumlah jenis pekerjaan pada suatu unit maupun pada suatu organisasi tertentu secara horizontal, yang disebabkan oleh pengembangan organisasi sesuai dengan tuntutan kebutuhan.

 3. Pengayaan Kerja (Job Enrichment)
   Pengayaan kerja adalah usaha untuk menghilangkan ketidakpuasan kerja dengan meningkatkan kedalaman pekerjaan dan mengacu pada pengembangan pekerjaan secara vertikal. Tiap pegawai dapat diberikan tanggung jawab untuk mengatur kecepatan kerjanya sendiri, untuk memperbaiki kesalahannya sendiri, dapat memutuskan cara yang terbaik untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan sendiri. 

  4. Kelompok Kerja
     Kelompok kerja adalah kelompok yang para anggotanya saling berinteraksi terutama untuk saling berbagi informasi untuk membuat keputusan guna membantu satu sama lain dalam wilayah kewenangannya masing-masing. Kelompok kerja dibentuk untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan organisasi, sehingga dengan kelompok kerja para karyawan dapat melaksanakan pekerjaannya secara efisien dan efektif sesuai dengan rencana kerja yang sudah ditetapkan.

Materi Kelima

• Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem ini meliputi (1) Kesadaran akan adanya suatu masalah, (2) Identifikasi berbagai alternative, (3) Analisis dan sintesis dari berbagai faktor, (4) Penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baik dan (5) Program kegiatan.

Analisis sistem dapat dikatakan juga meliputi (1) Analisis (penguraian) sistem atau pembagian sistem menjadi bagian-bagian dan (2) Sintesis (desain) sistem yang menghasilkan keutuhan yang divitalisasi kembali.Komponen-komponen, fungsi-fungsi, kegiatan-kegiatan, dan hubungan-hubungan, baik yang dapat dinyatakan dalam kuantitas atau yang tidak, atau yang menghindari kuantifikasi, digunakan untuk membentuk kembali suatu sistem untuk operasi yang meningkat.

Menurut Winardi, pada langkah awal seorang analis harus memahami dan mengerti mengapa ia menggunakan analisis sistem dan tentunya dilandasi oleh beberapa alasan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Penggunaan analisis sistem sebagai alat untuk memecahkan masalah  organisasi yang berhubungan dengan penetapan waktu, peramalan, kontrol persediaan yang perlu diperbaiki.
2. Penggunaan analisis sistem karena adanya penerapan peraturan baru dalam organisasi, seperti; undang-undang baru, praktek akunting baru, jasa organisatoris baru, ataupun praktek manajemen yang baru.
3. Penggunaan analisis sistem karena adanya keinginan untuk mengimplementasikan sebuah ide baru, teknologi baru maupun teknik baru dalam organisasi, seperti; OCR (optical character recognition) untuk mencatat pesanan-pesanan para langganan yang menyebabkan terjadinya sistem baru dalam organisasi.
4. Analisis sistem dapat digunakan karena adanya suatu keinginan untuk menemukan cara yang lebih baik dalam melakukan suatu pekerjaan. Di luar negeri banyak diantara sistem prosesing data dan sitem informasi yang sedang digunakan dalam organisasi dirancang dan diimplementasikan dari tahun sebelumnya. Sasaran umum perbaikan sistem dapat dinyatakan dalam bentuk pengurangan biaya, servis yang lebih baik kepada para langganan, dan laporan yang dilaksanakan dapat berjalan lebih cepat.

• Bagian Analisis Sistem

Tugas utama dari proses analisis sistem meliputi :

1. Menentukan ruang lingkup sistem
2. Mengumpulkan fakta
3. Menganalisis fakta
4. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Dalam tahap analisa sistem terdapat juga langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, menganilisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Analisis sistem sebagai alat untuk menentukan kebutuhan dan menjelaskan dari mana kita, kemana kita harus mencapai analisa misi, analisa fungsi, analisa tugas, dan analisa metode. Keempatnya membantu kita untuk memastikan apa yang akan dilakukan untuk menemukan kebutuhan.

1. Analisis Misi

Analisis misi menghasilkan tujuan dan kebutuhan yang dapat diukur pencapaian hasil sistem.Ini memerlukan spesifikasi hasil yang berhubungan langsung dengan identifikasi kebutuhan.Misi yang objektif dalam pembuatan keputusan berhubungan dengan spesifikasi yang disediakan dalam sistem perencanaan.

Contoh analisis misi dalam perencanaan pendidikan, diantaranya; (1) Peningkatan pemerataan dan perluasan kesempatan untuk memperoleh pendidikan yang bersamaan dengan peningkatan mutu, (2) Pengembangan wawasan persaingan dan keunggulan.

 2. Analisis Fungsi

Analisis fungsi adalah proses pemecahan sesuatu kedalam beberapa bagian komponen untuk diidentifikasi dan mengetahui kontribusi masing-masing komponen dalam mencapai suatu tujuan (Kaufman, 1998). Dalam menyelenggarakan analisis fungsi perencanaannya tidak terlepas dari analisis kebutuhan dan analisis misi. Seorang perencana harus memulai dan melakukan identifikasi tentang apa produk yang diinginkan dalam profil misi, apa yang harus diselesaikan dalam profil tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang diinginkan.

  3. Analisis Tugas

Analisis tugas adalah proses menganalisa bagaimana manusia melaksanakan tugas, apa saja yang dilakukan, perlatan yang digunakan, dan hal-hal apa saja yang perlu diketahui.

Contoh penerapan analisis tugas dalam sistem perencanaan pendidikan dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan pendidikan, menentukan masalah, menentukan langkah pemecahan masalah, menentukan strategi serta memilih alternatif untuk memecahkan masalah.

  4.  Analisis Metode

Analisis metode diperlukan setelah analisis misi, analisis fungsi dan analisis tugas yang lengkap atau ini dapat dilaksanakan secara paralel dengan masing-masingnya, sebagai analisis kemajuan dari kebutuhan tambahan. Dengan menggunakan analisis metode setiap fungsi akan terjabar dan terurai.

Analisis metode dapat diselesaikan setelah melengkapi tugas, fungsi dan syarat analisis dipraktekkan dengan setiap langkah sistem analisis.Metode seleksi dan pemilihan alternatif dapat dilakukan dengan mengidentifikasikan fungsi secara bervariasi dan tugas yang ditetapkan untuk orang, perlengkapan, orang dan perlengkapan yang dikombinasikan.

Contoh yang paling konkret dalam analisis metode pada perencanaan pendidikan, yaitu merancang serta mengorganisasikan proses pembelajaran yang efektif, efisien serta bermakna.

Kemudian ada lima hal yang dapat dihasilkan dari proses analisis sistem, yaitu:

1. Sistem pekerjaan dihentikan

Masalah utama dalam sistem perkerjaan tersebut tidak dapat diselesaikan atau menemui jalan buntu, sehingga sistem pekerjaan tersebut harus dilepas atau tidak dapat dilanjutkan kembali.

 2. Sistem pekerjaan ditunda

Dalam hal ini biasanya terjadi akibat kekurangan dana atau sikap konservatif manajemen, sehingga sistem tersebut harus dihentikan terlebih dahulu untuk sementara waktu.

 3. Sistem pekerjaan diganti atau dimodifikasi

Hal tersebut disebabkan adanya masalah pada aspek-aspek atau subsistem tertentu sehingga harus segera diubah atau dikombinasi dengan subsistem lain. Selain itu dapat juga diperluas ruang lingkup dari sebuah sistem tersebut.

 4. Sistem pekerjaan dilanjutkan dengan syarat

Berdasarkan hasil analisis ini sistem dapat dilanjutkan dengan harus mencapai target-target yang belum tercapai sebelumnya atau ketentuan-ketentuan dari berbagai pihak.

 5. Sistem pekerjaan dilanjutkan tanpa syarat

Dalam hal ini berarti sistem tetap dapat berjalan seperti yang telah direncanakan sebelumnya.

• Ruang Lingkup Analisis Sistem

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, dalam melaksanakan suatu analisis sistem, yang harus dilakukan adalah menetapkan skope (ruang lingkup) daripada analisis sistem. Skope tersebut mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan dalam membuatnya. Sebuah kriteria penting, yang sangat mempengaruhi skope daripada analisis sistem adalah “filsafat sistem” yang digunakan atau dianut oleh organisasi yang bersangkutan. Apabila pihak analisis sistem dalam usahanya mengembangkan sebuah sistem pelaporan penjualan untuk pemasaran menghubungkan pengumpulan data dan pelaporan dengan kontrol persediaan, pembelian dan akunting dalam sebuah organisasi yang memilki suatu filsafat hirarki, maka skope sistem yang bersangkutan melampaui apa yang diharapkan dan diinginkan oleh pihak yang menginginkannya. Namun setiap usaha yang melampaui skope yang ditentukan oleh filsafat sistem suatu organisasi, besar kemungkinan akan menghadapi tantangan dari pihak manajemen. 

Sementara ruang lingkup dari analisis sistem dapat berbeda dipandang dari sudut jangka waktu, kompleksitas dan biaya untuk melaksanakannya.Oleh karena itu, ruang lingkup dari analisis sistem harus ditetapkan secara jelas pada waktu-waktu tertentu untuk menghadapi faktor-faktor pembatasan biaya dan waktu.Sebuah kreterium penting, yang sangat mempengaruhi ruang lingkup analisis sistem adalah filsafat sistem yang digunakan dan dianut oleh organisasi yang bersangkutan. Ada beberapa filosofis yang mesti dihayati dalam menggunakan berpikir sistem, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Dasar pemikiran dari berpikir sistem adalah logika sistem. Selama ia tidak bertentangan dengan kaidah ilmiah, maka tidak ada alasan untuk menolak kehadirannya dalam panggung ilmu pengetahuan. Berpikir sistem bersifat meta-theori, atau sutu logika apriori, akan divalidasi secara empirik sebelum diterima sebagai suatu kebenaran ilmiah.
2. Penggunaan konsep sistem akan terbukti berguna jika digabungkan dengan usaha-usaha untuk investigasi.
3. Mendukung sepenuh hati pendapat dari Philip dan Mosher, bahwa berpikir sistem tidak mempunyai sejarah yang jelas, sehingga keberadaan berpikir sistem merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sejarah ilmu pengetahuan secara umum.
4. Sebagian orang tidak setuju bahwa berpikir sistem yang gagal disebut sebagai teori ilmiah karena gagal mendefinisikan secara tegas apa itu sistem. Karena sistem menurut aliran berpikir didefinisikan secara berbeda dengan teori ilmu pengetahuan khususnya. Dan pada dasarnya, suatu sistem didefinisikan atas dasar kebutuhan untuk menganalisa, membangun model, untuk memecahkan masalah dan sebagainya.
5. Pendekatan sistem tidak efisien. Karena cara terbaik untuk mengetahui masalah adalah langsung ketitik masalah. Kecaman ini dapat dikembalikan pada sifat dari masalah. Jika masalahnya adalah parsial dan sederhana, maka berpikir sistem tidak efisien. Tetapi jika masalahnya adalah kompleks dan saling berhubungan, maka penggunaan berpikir sistem sangat dimungkinkan.
6. Doktrin dari berpikir sistem didasarkan pada latar belakang ilmiah yang mantap, dan bukan berdasarkan pendapat tahayul-metafisika. Dengan demikian maka batasan ontology, epistemologi, dan axiology dari berpikir sistemakan dapat dipertahankan oleh masyarakat ilmiah.

Materi Keempat

• Pendekatan Sistem dalam Proses Manajemen Pendidikan

Pendekatan sistem dalam perencanaan pendidikan sering digunakan oleh para perencana. Pada dasarnya pendekatan sistem merupakan alat untuk perencanaan pendidikan termasuk penilaian dan analisis sistem. Penilaian ini adalah tipe analisis yang membantu kita, dari mana kita harus memulai dan melanjutkan suatu rencana.

Sistem pendidikan menurut McGrath, (1972) yang mengembangkan konsep sistem pendidikan mengatakan bahwa pendekatan sistem bukanlah suatu rangkaian berseri, maupun tahap-tahap, sistem tersebut dinamis yang prosesnya terjadi secara interaktif. Sedangkan Hussain, (1972) mengatakan bahwa sistem pendidikan yang dirincikan dalam bentuk kebersamaan dalam organisasi yang mempunyai kepercayaan yang jelas dan merupakan suatu metode terbaik dari bermacam-macam sumber untuk memproduksi segala bentuk perubahan-perubahan pada kebiasaan atau tingkah laku pada mahasiswa.

Pendekatan sistem untuk manajemen pendidikan adalah memungkinkan fokus yang berkesinambungan pada tujuan-tujuan dan sasaran sebagaimana sedang dipertimbangkan terhadap seluruh fungsi- fungsi manajemen. Model ini sering berguna untuk mewujudkan tujuan pendidikan dan diatas kertas dapat disampaikan eksperimen-ekperimen yang disampaikan.

• Sistem Perencanaan

Manajemen pendidikan sedapat mungkin menggambarkan masalah dan proses rencana, peralatan, pengawasan, dan perbaikan. Pada dasarnya pendekatan sistem melihat perencanaan sebagai suatu proses yang paling mungkin di gunakan manajer pendidikan atau administrator sebagai suatu alat. Berikut ini adalah langkah-langkah sebagai tindak lanjut penggunaan pendekatan sistem dalam perencanaan pekerjaan. Diantaranya adalah:

1. Identifikasi masalah, perecanaan pendidikan akan melihat perbedaan diantara apa yang diharapkan atau dikehendaki dengan kenyataan pada waktu sekarang.
2. Menentukan masalah dan alternatif pemecahan, yaitu proses penetapan kebutuhan setelah mengidentifikasi perbedaan dalam pengambilan keputusan dan dasar-dasar dalam menentukan prioritas secara lengkap dalam sistem pendidikan. 

Perencanaan pendidikan dalam penerapan pendekatan sistem harus memutuskan pada kebutuhan-kebutuhan untuk memecahkan masalah-masalah dengan analisa sistem pendidikan.

• Analisis Sistem dalam Organisasi

Analisis sistem merupakan porses “sistem memilih” untuk memecahkan masalah bisnis atau industri. Curtis, (1971) mengamati bahwa sistem organisasi dan analisis sistem sering disamarkan atau dikaburkan. Dalam pengertian yang luas analisa kesisteman merupakan suatu pendekatan sistematis untuk membantu pimpinan organisasi dalam mengambil keputusan, yang selanjutnya digunakan sebagai pedoman langkah tindak selanjutnya. Adapun cara yang dilakukan pimpinan tersebut adalah melalui : mengkaji seluruh persoalan, menemukan tujuan-tujuan dan alternatif pencapaian tujuan, beserta perbandingan antar konsekuensi yang ditimbulkan akibat suatu alternatif dijalankan. 

Kegiatan analisis sistem harus menggunakan kerangka yang baik yang bersifat analitis, serta memasukkan pertimbangan dan intuisi para ahli dalam bidang substantif yang dikaji.

• Tanggung Jawab Manajer

Para manajer ditugasi mengupayakan agar tugas-tugas khusus dilaksanakan secara berhasil. Mereka biasanya dievaluasi sehubungan dengan betapa baiknya mereka melaksanakan tugas-tugas demikian.

Disamping itu, para manajer juga bertanggung jawab terhadap tindakan-tindakan pihak bawahan mereka. Sukses atau kegagalan para bawahan merupakan suatu refleksi langsung tentang keberhasilan atau kegagalan sang manajer yang bersangkutan. Sesungguhnya semua anggota dalam suatu organisasi, termasuk didalamnya mereka yang bukan merupakan manajer, bertanggung jawab terhadap tugas mereka masing-masing. Adapun perbedaan bahwa para manajer diminta pertanggung jawaban mereka bukan saja atas pekerjaan mereka sendiri, tetapi juga untuk pekerjaan pihak lain.

Pada manajemen pendidikan terkandung enam langkah kegiatan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi masalah yang dibutuhkan dan masalah.
2. Menentukan keperluan untuk menyelesaikan masalah dan menetapkan kemungkinan penyelesaiannya.
3. Strategi penyelesaian dan peralatan yang digunakan
4. Strategi penerapan meliputi manajemen dan strategi penyelesaian pengawasan dan peralatan
5. Pekerjaan dinilai berdasarkan keberhasilan diatas kebutuhan yang lebih dahulu diperlukan 
6. Menciptakan langkah baru yang telah diperbaiki.

Dari enam langkah yang telah dijelaskan diatas maka dapat dikatakan bahwa langkah-langkah tersebut dapat digunakan untuk memecahkan suatu masalah di dalam proses perencanaan dan proses pengawasan pada pendekatan sistem pendidikan.

• Model Sistem Sibernetika

Sibenertika adalah imu pengetahuan yang mempelajari kelakuan sistem-sistem dinamis yang dikendalikan melaui pengalihan keterangan-keterangan.

Seperti telah diketahui, masalah satu aspek yang telah relevan mengenai sistem-sistem adalah bahwa terdapat adanya sasaran umum , hal mana dapat kita anggap sebagai jenis relasi khusus antara elemen-elemen dari pada sistem yang bersangkutan. Jelas bahwa pada semua sistem-sistem terbuka penciptaan sasaran tersebut tidak dapat terlepas dari relasi-relasi antar sistem dan lingkungan. Dengan demikian dapat kita mengatakan bahwa sistem-sistem demikian “memenuhi suatu fungsi dalam lingkungan mereka”.

Dalam arti seluas-luasnya, sibenertika merupakan suatu gerakan dalam kerangka umum pemikiran sistem yang berasumsi bahwa manusia dan masyarakat dapat dipahami sebaik baiknya melalui studi atas pesan-pesan dan kemudahan-kemudahan komunikasinya. Dalil sibenertika adalah setiap sistem dapat dianalisis secara efektif melalui kegiatan-kegiatan komunikasi dan pengawasan. Model sibenertika mengupayakan alat untuk menilai umpan balik dan dampaknya terhadap keadaan sistem, pemantauan kegiatan sistem dan pengadaptasian sistem untuk kepentingan ilmu pengetahuan.

Dalam hal ini sistem sibenertika digunakan untuk seorang manajer atau pemimpin organisasi untuk membuat keputusan, dari informasi-informasi yang ada. 

Materi Ketiga

• Pendekatan Sistem

Pendekatan Sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara system. Pendekatan system diperlukan untuk mengetahui analisa terhadap permasalahan tersebut.

• Pendekatan Sistem Pada Masa yang Akan Datang

Pendekatan system pada masa yang akan datang merupakan kegiatan yang dilakukan untuk melakukan pemecahan masalah secara analisis  system untuk keberhasilan suatu organisasi di masa yang akan datang.


Penerapan pendekatan system  :

1. Pendekatan sistem menekankan pada kriteria yang akan meningkatkan kelangsungan organisasi dalam waktu yang lama
2. Kemampuan organisasi dalam memperoleh sumber-sumber.
3. Memelihara interaksi di dalam dan dengan lingkungan di luar organisasi.
4. Relasi dengan lingkungan yang menjamin secara terus menerus perolehan masukan dan keluaran yang dapat diterima dengan baik.
5. Efisiensi dalam transformasi masukan menjadi keluaran (jumlah klien yang dilayani, investasi modal dalam teknologi pelayanan, perubahan dalam jumlah klien yang dilayani).
6. Komunikasi yang transparan.
7. Tingkat konflik antar kelompok.
8. Tingkat kepuasan pegawai. 

• Meramalkan masa yang akan datang 

Tujuan meramalkan masa yang akan datang adalah agar dapat memprediksi segala sesuatu yang akan terjadi pada masa yang akan datang dalam sebuah organisasi. Sistem pada dasarnya belum sempurna , sebuah sistem akan selalu berinovasi sesuai perkembangan zaman, sistem akan selalu memperbaharui diri menyesuaikan keadaan yang dibutuhkan pada keadaan saat ini.

• Peninjauan ulang pada pendekatan sistem

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam suatu analisa sistem yang baik adalah : 

1. Tentukan input dan output dasar dari sistem. 

2. Tentukan proses yang dilakukan di tiap-tiap tahap. 

3. Rancang perbaikan sistem dan lakukan pengujian dengan : 

- Fersibility : cari yang memungkinkan 

- Viability : kelangsungan 

- Cost : cari yang harganya murah/terjangkau 

- Effectiveness : dengan input yang sedikit, output besar. 

4. Buat rencana kerja dan penunjukkan tenaga. 

5. Implementasikan dan penilaian terhadap sistem yang baru.

Dengan adanya peningkatan aplikasi manajemen system diharapkan manajer organisasi dapat mengerahkan perhatiannya pada perancangan system yang tepat demi meningkatkan pencapaian tujuan organisasi.

• Aplikasi system pada organisasi berbeda

Penekanan pada aplikasi pendekatan system terhadap berbagai jenis organisasi mengenai konsep-konsep desain system dan teknik-teknik analisis system adalah cocok untuk semua organisasi. Aplikasi pendekatan system  terhadap masalah organisasi yang akan datang tidaklah simple, Sayles dan Margaret, (1971) menganjurkan bahwa masalah yang dihadapi oleh NASA pada program sosioteknik lainnya.

Menurut Eryatno dan Ma'arif (1989), ada tiga macam kondisi yang menjadi prasyarat agar supaya aplikasi pendekatan sistem dapat memberikan hasil yang memuaskan adalah:

1. Sasaran sistem didefinisikan  secara jelas dan dapat  dikenali, meskipun kadang-kala tidak dapat dikuantifikasikan.
2. Proses pengambilan keputusan dalam sistem riil dilakukan dengan cara sentralisasi yang logis
3. Skala perencanaannya jangka panjang.

Di dalam pengorganisasian, dengan adanya pendekatan system dapat membantu peran manajer dalam mempermudah dan memberikan cara terbaik  untuk menghadapi masalah dan perubahan  perubahan yang dihadapin organisasi.

• Pendekatan system dan hubungannya dengan organisasi

Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasi secara sadar, terdiri atas dua orang atau lebih, dan berfungsi dalam suatu dasar yang relative terus menerus guna mencapai satu atau serangkaian tujuan yang telat ditetapkan bersama.

Pendeketan system merupakan suatu cara yang penting dan akan membantu koordinasi antara komponen dalam organisasi. Pendekatan system dapat digunakan untuk mengahadapi masalah-masalah sosial dan ekonomi. Setiap organisasi akan menugaskan personilnya untuk ikut serta bersama-sama dengan rekannya dari organisasi lain pada suatu program khusus dan ini dapat dilakukan dengan komunikasi informal seperti penyusunan panitian ad hoc pada masa yang akan datang.

• Pendekan system dan hubungannya dengan lingkungan

Pendekatan system memberikan suatu model untuk memikirkan hubungan-hubungan dalam organisasi. Semua organisasi memperoleh input, mentransformasikan dengan suatu cara dan mengembalikan dalam bentuk output pada lingkungan.

Pendekatan system yang terbuka memberikan suatu model yang lebih cocok untuk melihat hubungan lingkungan dengan organisasi, akan tetapi penerapan pendekatan ini terhadap banyak masalah sosial, teknologidan lingkungan tidaklah mudah. 

DeGreene, (1971) mengemukakan beberapa tahap yang dapat diikuti dalam pendekatan system melihat hubungan dengan lingkungan sosial, di antaranya adalah sebgai berikut : 

1. Mengenali masalah-masalahnya yang dapat dipecahkan dengan pendekatan system.
2. Menentukan sub system,  hubungan timbale balik dan mendapatkan informasi  mengenai input, output misi, hambatan dan lain-lain.
3. Menentukan program-program khusus, misalnya pengumpulan informasi, pembuatan model dan yang diarahkan pada pemahaman yang lebih baik. 

• Peran manajer 

Peranan yang dimainkan manajer dapat dibagi menjadi 3 bagian, yaitu:

 1. Peran antarpribadi

Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figure untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.

 2. Peran informasional

Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.

 3. Peran pengambilan keputusan

Peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Selain memiliki peran, seorang manajer perlu memiliki keterampilan dalam menghadapi permasalahan  permasalahan yang terjadi pada sebuah perusahaan atau organisasi. Adapun keterampilan yang dimaksud ialah :

 1. Keterampilan Konseptual (conceptional skill)

Mampu membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.

 2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Manajer haruslah mahir berkomunikasi dengan orang lain, disebut pula keterampilan kemanusiaan.

 3. Keterampilan teknis ( technical skill)

Kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya membuat program computer, memperbaiki mesin, akuntansi, dan lain  lain.