Materi Kelima

• Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem ini meliputi (1) Kesadaran akan adanya suatu masalah, (2) Identifikasi berbagai alternative, (3) Analisis dan sintesis dari berbagai faktor, (4) Penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baik dan (5) Program kegiatan.

Analisis sistem dapat dikatakan juga meliputi (1) Analisis (penguraian) sistem atau pembagian sistem menjadi bagian-bagian dan (2) Sintesis (desain) sistem yang menghasilkan keutuhan yang divitalisasi kembali.Komponen-komponen, fungsi-fungsi, kegiatan-kegiatan, dan hubungan-hubungan, baik yang dapat dinyatakan dalam kuantitas atau yang tidak, atau yang menghindari kuantifikasi, digunakan untuk membentuk kembali suatu sistem untuk operasi yang meningkat.

Menurut Winardi, pada langkah awal seorang analis harus memahami dan mengerti mengapa ia menggunakan analisis sistem dan tentunya dilandasi oleh beberapa alasan, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Penggunaan analisis sistem sebagai alat untuk memecahkan masalah  organisasi yang berhubungan dengan penetapan waktu, peramalan, kontrol persediaan yang perlu diperbaiki.
2. Penggunaan analisis sistem karena adanya penerapan peraturan baru dalam organisasi, seperti; undang-undang baru, praktek akunting baru, jasa organisatoris baru, ataupun praktek manajemen yang baru.
3. Penggunaan analisis sistem karena adanya keinginan untuk mengimplementasikan sebuah ide baru, teknologi baru maupun teknik baru dalam organisasi, seperti; OCR (optical character recognition) untuk mencatat pesanan-pesanan para langganan yang menyebabkan terjadinya sistem baru dalam organisasi.
4. Analisis sistem dapat digunakan karena adanya suatu keinginan untuk menemukan cara yang lebih baik dalam melakukan suatu pekerjaan. Di luar negeri banyak diantara sistem prosesing data dan sitem informasi yang sedang digunakan dalam organisasi dirancang dan diimplementasikan dari tahun sebelumnya. Sasaran umum perbaikan sistem dapat dinyatakan dalam bentuk pengurangan biaya, servis yang lebih baik kepada para langganan, dan laporan yang dilaksanakan dapat berjalan lebih cepat.

• Bagian Analisis Sistem

Tugas utama dari proses analisis sistem meliputi :

1. Menentukan ruang lingkup sistem
2. Mengumpulkan fakta
3. Menganalisis fakta
4. Mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Dalam tahap analisa sistem terdapat juga langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem, yaitu:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, menganilisis sistem
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Analisis sistem sebagai alat untuk menentukan kebutuhan dan menjelaskan dari mana kita, kemana kita harus mencapai analisa misi, analisa fungsi, analisa tugas, dan analisa metode. Keempatnya membantu kita untuk memastikan apa yang akan dilakukan untuk menemukan kebutuhan.

1. Analisis Misi

Analisis misi menghasilkan tujuan dan kebutuhan yang dapat diukur pencapaian hasil sistem.Ini memerlukan spesifikasi hasil yang berhubungan langsung dengan identifikasi kebutuhan.Misi yang objektif dalam pembuatan keputusan berhubungan dengan spesifikasi yang disediakan dalam sistem perencanaan.

Contoh analisis misi dalam perencanaan pendidikan, diantaranya; (1) Peningkatan pemerataan dan perluasan kesempatan untuk memperoleh pendidikan yang bersamaan dengan peningkatan mutu, (2) Pengembangan wawasan persaingan dan keunggulan.

 2. Analisis Fungsi

Analisis fungsi adalah proses pemecahan sesuatu kedalam beberapa bagian komponen untuk diidentifikasi dan mengetahui kontribusi masing-masing komponen dalam mencapai suatu tujuan (Kaufman, 1998). Dalam menyelenggarakan analisis fungsi perencanaannya tidak terlepas dari analisis kebutuhan dan analisis misi. Seorang perencana harus memulai dan melakukan identifikasi tentang apa produk yang diinginkan dalam profil misi, apa yang harus diselesaikan dalam profil tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang diinginkan.

  3. Analisis Tugas

Analisis tugas adalah proses menganalisa bagaimana manusia melaksanakan tugas, apa saja yang dilakukan, perlatan yang digunakan, dan hal-hal apa saja yang perlu diketahui.

Contoh penerapan analisis tugas dalam sistem perencanaan pendidikan dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan pendidikan, menentukan masalah, menentukan langkah pemecahan masalah, menentukan strategi serta memilih alternatif untuk memecahkan masalah.

  4.  Analisis Metode

Analisis metode diperlukan setelah analisis misi, analisis fungsi dan analisis tugas yang lengkap atau ini dapat dilaksanakan secara paralel dengan masing-masingnya, sebagai analisis kemajuan dari kebutuhan tambahan. Dengan menggunakan analisis metode setiap fungsi akan terjabar dan terurai.

Analisis metode dapat diselesaikan setelah melengkapi tugas, fungsi dan syarat analisis dipraktekkan dengan setiap langkah sistem analisis.Metode seleksi dan pemilihan alternatif dapat dilakukan dengan mengidentifikasikan fungsi secara bervariasi dan tugas yang ditetapkan untuk orang, perlengkapan, orang dan perlengkapan yang dikombinasikan.

Contoh yang paling konkret dalam analisis metode pada perencanaan pendidikan, yaitu merancang serta mengorganisasikan proses pembelajaran yang efektif, efisien serta bermakna.

Kemudian ada lima hal yang dapat dihasilkan dari proses analisis sistem, yaitu:

1. Sistem pekerjaan dihentikan

Masalah utama dalam sistem perkerjaan tersebut tidak dapat diselesaikan atau menemui jalan buntu, sehingga sistem pekerjaan tersebut harus dilepas atau tidak dapat dilanjutkan kembali.

 2. Sistem pekerjaan ditunda

Dalam hal ini biasanya terjadi akibat kekurangan dana atau sikap konservatif manajemen, sehingga sistem tersebut harus dihentikan terlebih dahulu untuk sementara waktu.

 3. Sistem pekerjaan diganti atau dimodifikasi

Hal tersebut disebabkan adanya masalah pada aspek-aspek atau subsistem tertentu sehingga harus segera diubah atau dikombinasi dengan subsistem lain. Selain itu dapat juga diperluas ruang lingkup dari sebuah sistem tersebut.

 4. Sistem pekerjaan dilanjutkan dengan syarat

Berdasarkan hasil analisis ini sistem dapat dilanjutkan dengan harus mencapai target-target yang belum tercapai sebelumnya atau ketentuan-ketentuan dari berbagai pihak.

 5. Sistem pekerjaan dilanjutkan tanpa syarat

Dalam hal ini berarti sistem tetap dapat berjalan seperti yang telah direncanakan sebelumnya.

• Ruang Lingkup Analisis Sistem

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, dalam melaksanakan suatu analisis sistem, yang harus dilakukan adalah menetapkan skope (ruang lingkup) daripada analisis sistem. Skope tersebut mengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk-produk dari proyek dan proses yang digunakan dalam membuatnya. Sebuah kriteria penting, yang sangat mempengaruhi skope daripada analisis sistem adalah “filsafat sistem” yang digunakan atau dianut oleh organisasi yang bersangkutan. Apabila pihak analisis sistem dalam usahanya mengembangkan sebuah sistem pelaporan penjualan untuk pemasaran menghubungkan pengumpulan data dan pelaporan dengan kontrol persediaan, pembelian dan akunting dalam sebuah organisasi yang memilki suatu filsafat hirarki, maka skope sistem yang bersangkutan melampaui apa yang diharapkan dan diinginkan oleh pihak yang menginginkannya. Namun setiap usaha yang melampaui skope yang ditentukan oleh filsafat sistem suatu organisasi, besar kemungkinan akan menghadapi tantangan dari pihak manajemen. 

Sementara ruang lingkup dari analisis sistem dapat berbeda dipandang dari sudut jangka waktu, kompleksitas dan biaya untuk melaksanakannya.Oleh karena itu, ruang lingkup dari analisis sistem harus ditetapkan secara jelas pada waktu-waktu tertentu untuk menghadapi faktor-faktor pembatasan biaya dan waktu.Sebuah kreterium penting, yang sangat mempengaruhi ruang lingkup analisis sistem adalah filsafat sistem yang digunakan dan dianut oleh organisasi yang bersangkutan. Ada beberapa filosofis yang mesti dihayati dalam menggunakan berpikir sistem, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Dasar pemikiran dari berpikir sistem adalah logika sistem. Selama ia tidak bertentangan dengan kaidah ilmiah, maka tidak ada alasan untuk menolak kehadirannya dalam panggung ilmu pengetahuan. Berpikir sistem bersifat meta-theori, atau sutu logika apriori, akan divalidasi secara empirik sebelum diterima sebagai suatu kebenaran ilmiah.
2. Penggunaan konsep sistem akan terbukti berguna jika digabungkan dengan usaha-usaha untuk investigasi.
3. Mendukung sepenuh hati pendapat dari Philip dan Mosher, bahwa berpikir sistem tidak mempunyai sejarah yang jelas, sehingga keberadaan berpikir sistem merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sejarah ilmu pengetahuan secara umum.
4. Sebagian orang tidak setuju bahwa berpikir sistem yang gagal disebut sebagai teori ilmiah karena gagal mendefinisikan secara tegas apa itu sistem. Karena sistem menurut aliran berpikir didefinisikan secara berbeda dengan teori ilmu pengetahuan khususnya. Dan pada dasarnya, suatu sistem didefinisikan atas dasar kebutuhan untuk menganalisa, membangun model, untuk memecahkan masalah dan sebagainya.
5. Pendekatan sistem tidak efisien. Karena cara terbaik untuk mengetahui masalah adalah langsung ketitik masalah. Kecaman ini dapat dikembalikan pada sifat dari masalah. Jika masalahnya adalah parsial dan sederhana, maka berpikir sistem tidak efisien. Tetapi jika masalahnya adalah kompleks dan saling berhubungan, maka penggunaan berpikir sistem sangat dimungkinkan.
6. Doktrin dari berpikir sistem didasarkan pada latar belakang ilmiah yang mantap, dan bukan berdasarkan pendapat tahayul-metafisika. Dengan demikian maka batasan ontology, epistemologi, dan axiology dari berpikir sistemakan dapat dipertahankan oleh masyarakat ilmiah.