Materi Kedua

• Pendekatan sistem

Pendekatan Sistem adalah upaya untuk melakukan pemecahan masalah yang dilakukan dengan melihat masalah yang ada secara menyeluruh dan melakukan analisis secara sistem. Pendekatan sistem diperlukan apabila kita menghadapi suatu masalah yang kompleks sehingga diperlukan analisa terhadap permasalahan tadi.

• Jaringan Kerja

Pada dasarnya perencanaan jaringan kerja menggunakan cara berfikir sistem (pendekatan sistem) yang melihat pekerjaan sebagai salah satu sub sistem dari system organisasi secara keseluruhan. Perencanaan jaringan kerja sangat bermanfaat bagi para pimpinan atau administrator dalam mengarahkan dan menempatkan para pekerja pada bidang dan tanggung jawab masing-masing, seperti bidang produksi, bidang pemasaran, bidang penelitian dan lain sebagainya.

Analisa jaringan kerja merupakan suatu perpaduan pemikiran yang logis, digambarkan dengan suatu jaringan yang berisi lintasan-lintasan kegiatan dan memungkinkan pengolahan secara analitis. 

Analisa jaringan kerja memungkinkan suatu perencanaan yang efektif dari suatu rangkaian yang mempunyai interaktivitas. Keuntungan dari penggunaan analisa jaringan kerja adalah:

1. Dapat merencanakan suatu proyek secara keseluruhan
2. Penjadwalan pekerjaan dalam urutan yang praktis dan efisien
3. Pengadaan pengawasan dan pembagian kerja maupun biaya
4. Penjadwalan ulang untuk mengatasi hambatan dan keterlambatan
5. Menentukan kemungkinan pertukaran antara waktu dan biaya 

• Kegunaan Jaringan Kerja

Penggunaan jaringan kerja terutama adalah untuk kegiatan proyek yang memerlukan jaringan kerja yang terperinci. Menurut Montello (1975), penggunaan jaringan kerja adalah sebagai berikut :

1. Proyek-proyek kompleks dengan multi kegiatan yang saling tergantung
2. Proyek besar yang banyakmelibatkan orang, serta menggunakansarana dan prasarana, waktudan dana dalam jumlahyang sangat besar
3. Proyek yang memerlukan koordinasi antar departemen atau antar pejabat
4. Proyek yang memerlukan informasi padat dan kontinu
5. Proyek-proyek yang harus diselesaikan dalam waktu yang tepat dan biaya yang terbatas.

• Tahapan penyusunan perencanaan jaringan kerja

Montello mengungkapkan ada beberapa tahapan yang diperlukan dalam penyusunanperencanaan jaringan kerja. Tahapan tersebut diantaranya : pertama, inventarisasi kegiatan-kegiatan dalam suatu proyek dan kedua, perhatikan saling ketergantungan atau logika ketergantungan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya. Dengan mengetahui langkah ini serta menggunakan lambang atau simbol tertentu dari kegiatan dan peristiwa atau kejadian dari setiap kegiatan, maka dapat kita susun suatu jaringan kegiatan. Dalam dua tahap ini belum membahas waktu serta sumber-sumber pelaksanaan kegiatan. Ketiga, menunjukan unsur waktu dapat ditentukan berdasarkan pengalaman, teori maupun perhitungan tertentu, menyangkut kapan kegiatan dimulai maupun kapan kegiatan tersebut berakhir, serta lamanya kegiatan tersebut berlangsung. Bentuk jaringan kerja yang menggunakan pendekatan sistem adalah PERT.

• PERT

PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique (teknik pengavaluasian dan peninjauan kembali). PERT secara fundamental merupakan representasi diagramatik sebagai mana suatu alat grafik bagi manajemen. PERT merupakan suatu analisis jaringan kerja yang telah dikembangkan untuk mengatasi kelemahan-kelemahan pada Gant Chart atau Bar Chart. PERT berhubungan dengan pengontrolan waktu dipandang dari sudut luas dan menyeluruh berbagai sistem-sistem dan prosedur-prosedur yang berhubungan satu sama lain yang merupakan apa yang dapat dinamakan sebuah proyek atau suatu aktivitas “network”.

Metode PERT adalah salah satu pengelolaan yang meruakan alat bagi seorang pimpinan untuk dapat menghasikan suatu perencanaan yang baik dan lengkap, serta berfungsi dalam melakukan pengawasan. Dengan PERT kita dapat mengetahui semua unsur yang tertju dalam penyelesaian masalah serta kemungkinan mengambil kebijakan secara lebih cepat dan tepat untuk mencapaian tujuan suatu kegiatan proyek.

Ada dua elemen dasar dalam PERT, yakni kegiatan (activity) dan peristiwa atau kejadian (event). Kegiatan merupakan bagian dari proyek yang menggunakan waktu, tenaga, dana dan sumber lainnya. Peristiwa adalah saat permulaan atau akhir dai suatu tugas. Aktivitas  di nyatakan dengan panah, sedangkan peristiwa dinyatakan dengan lingkaran atau persegi panjang. Jika semua aktivitas dan peristiwa dalam suatu proyek atau kegiatan dihubungkan secara logis dan berturut-turut, maka kejadian dari setiap kegiatan, maka dapat kita susun suatu jaringan kegiatan. Dalam dua fase ini kita belum mempersoalkan waktu serta sumber-sumber pelaksanaan suatu kegiatan. Sedangkan bentuk logika ketergantungan dalam jaringan di atas menjadi dasar penyusunan perencanaan jaringan kerja lebih lanjut.

• Kegunaan PERT

Sebagai suatu model jaringan kerja dan alat pengelola, PERT dimungkinkan penggunaannya dalam berbagai bidang kegiatan seperti bidang industri, pendidikan, administrasi, perdagangan dan lain sebagainya.

Kegunaan PERT secara terinci adalah sebagai berikut :

1. Dengan adanya hubungan ketergantungan yang logis dari masing-masing kegiatan jaring kerja, maka para manajer, administrator
2. Dengan adanya peristiwa atau event yang menunjukan selesainya suatu kegiatan yang diakibatkan oleh satu atau lebih kegiatan. Dapat diketahui sebelumnya hambatan yang terjadi, sehingga dapat mencari beberapa alternatif tindakan pencegahan
3. Pada jaringan kerja dapat digambarkan dengan jelas kegiatan-kegiatan yang mempunyai waktu pelaksanaan kritis dan kegiatan-kegiatan yang tidak kritis, sehingga kita dapat menyiapkan langkah-langkah apa yang harus di tempuh
4. Gambar suatu jaringan kerja memberikan bantuan yang sangat penting dalam komunikasi