Materi Kesebelas

• Sistem Perencanaan di Perguruan Tinggi Negeri

Penerapan Sistem Perencanaan, Penyusun Program dan Penganggaran (SP4)
Untuk meningkatkan kualitas pendidikan di tingkat perguruan tinggi, pemerintah melalui direktorat pendidikan tinggi telah melakukan usaha di antaranya mengembangkan sistem penganggaran perguruan tinggi dengan “Penerapan Sistem Perencanaan, Penyusun Program dan Penganggaran (SP4)” Penerapan sistem perencanaan ini sangat penting untuk perguruan tinggi karena perguruan tinggi merupakan salah satu wadah yang besar untuk proses penyelenggaraan pendidikan yang berisi aset negara yaitu kaum intelektual muda sebagai agen perubahan.

• Unsur-Unsur Sistem Perencanaan, Penyusun dan Penganggaran (SP4)

1. Siklus: SP4 memiliki siklus yang mengatur seluruh aturan dan jadwal kegiatan administrasi pembangunan atau rutin pendidikan tinggi yang telah disesuaikan dengan siklus administrasi pembangunan atau Departemen Pendidikan Nasional.
2. Struktur program dan kegiatan: Semua rencana dan program pembangunan yang diajukan untuk menanggulangi sesuatu masalah tertentu harus dapaat ditampung dalam struktur yang baik dan telaah disepakati sebelumnya.
3. Sistem informasi: Sistem informasi merupakan bagian integral dari SP4 yang terdiri dari berbagai dokumen: (a) anggaran pembangunan: pengarahan perencanaan program, memo program koordinatif, konsep program operasional, usulan program, memo keuangan, daftar usulan proyek, daftar isian atau proyek pertunjukan operasional. (b) anggaran rutin: pengarahan kegiatan, memo program koordinatif, proyeksi anggaran rutin, usulan anggaran rutin, memo keuangan, daftar usulan kegiatan atau pra DIKm daftar isian kegiatan.

• Karakteristik Sistem Perencanaan, Penyusunan dan Penganggaran (SP4)

1. Penggunaan pendekatan sistem dalam perencanaan. Pendekatan sistem ini dikatakan sebagai metode ilmiah di dalam usaha untuk memecahkan masalah dengan berfikir mengenai sebab terjadinya suatu hal.
2. Berorientasi kepada output.
3. Bekerja berdaasarkan struktur program/kegiatan yang baku.
4. Kesnambungaan antara otonomi pelaksanaan dan pengarahaan.
5. Bekerja dengan rencana menggelinding (rolling plan).
6. Pendekatan fungsional.

Materi Kesepuluh

• Sistem Kredit Dalam Pembiayaan Pendidikan

Pengertian Sistem Kredit

Sistem Kredit adalah sistem penyerahan barang, jasa atau uang dari kreditor/pemberi pinjaman atas dasar kepercayaan kepada debitur dengan janji membayar pada tanggal yang telah disepakati kedua belah pihak.

• Sistem Bank dalam Sistem Kredit

Dalam pemberian kredit, pihak bank membagi beberapa jenis kredit ke dalam tiga jenis aspek utama: Pertama, costumer loan yaitu kredit yang diberikan untuk keperluan bukan usaha dan bersifat non-produktif, seperti redit rumah, kredit untuk pegawai, kredit untuk mahasiswa, biaya pendidikan dan biaya untuk kegiatan-kegiatan non profit lainnya. Kedua, commercial loan yaitu kredit yang diberikan untuk tujuan bisnis atau usaha yang bersifat produktif yang diberikan kepada debitur sampai Rp. 300 milyar. Yang terakhir adalah corporate loan, yaitu kredit yang diberikan untuk tujuan bisnis atau usaha yang bersifat produktif yang diberikan kepada debitur.

• Persyaratan Pengajuan Kredit

Ada beberapa jenis syarat dan inventaris dokumen yang harus dipenuhi oleh siswa atau mahasiswa dalam permohonan kredit diantaranya:

1. Siswa/mahasiswa menandatangi dan menyerahkan Surat Penegasan Persetujuan Kredit (SPPK) di atas materai Rp. 6000,-
2. Siswa telah melunasi biaya provisi dan administrasi.
3. Siswa telah menyerahkan surat persetujuan untuk mengadakan hubungan kredit dengan bank.

Sedangkan ditinjau dari syarat administratif perjanjiaan kredit, yaitu:

1. Akte pendirian dan perubahannya atas nama orang tua.
2. Nomor Pokok Wajib pajak (PBB) atas nama orang tua.
3. Surat keterangan berdomisili.
4. Identitas orang tua siswa atau mahasiswa.

• Pencairan Kredit

Setelah syarat-syarat pengajuan kredit di atas telah diselesaikan maka bagian distribusement melaksanakan administrasi pencariaan kredit berdasarkan nota yang disampaikan business unit. Adapun dokumen pendukung yang dipertimbangkaan untuk keperluan pencarian kredit antara lain: credit report, SPPK yang telah ditandatanganidebitur di atas materai, bukti pembayaran provisi, PK yang ditandatangani debitur, bukti pengikatan agunan, bukti penutupan asuransi, surat permohonan penarikan kredit dari debitur dan dokumen-dokumen lain yang disyaratkan.

Materi Kesembilan

• Menentukan Kebutuhan Pendidikan

John Mc Neil (1985) mendefinisikan need assessment sebagai “the process by which one defines educational needs and decides what their priorities are” (assessment adalah proses menentukan prioritas kebutuhan pendidikan).

1. Pendidikan yang bermutu dapat diukur dari pemenuhan harapan masyarakat yang memfokuskan pelayanannya pada kebutuhan pelanggan, baik pelanggan di dalam organisasi (intern costumers) maupun pelanggan di luar organisasi (exsternal costumers).
2. Kebutuhan pelanggan internal dalam lembaga pendidikan, seperti kepala sekolah, guru dan tenaga teknis lainnya merupakan sesuatu yang harus dipenuhi. Kalau kebutuhan tersebut tidak terpenuhi, maka akan bermuara pada masalah-masalah dalam penyelenggaraan pendidikan di lembaga persekolahan.
3. Sedangkan pelanggan eksternal, seperti siswa, orang tua, masyarakat, perusahaan, industry, pemerintah daerah dan pemerintah pusat.

• Model penetapan kebutuhan pendidikan menurut Kaufman dan Harsh (1969) terdiri dari, yaitu :

1. Model Induktif
2. Model Deduktif
3. Model Klasik

• Fungsi Analisis Kebutuhan dalam pendidikan

Metode Need Assessment dibuat untuk bisa mengukur tingkat kesenjangan yang terjadi dalam pembelajaran siswa dari apa yang diharapkan dan apa yang sudah didapat. Dalam pengukuran kesenjangan seorang analisis harus mampu mengetahui seberapa besar masalah yang dihadapi. Beberapa fungsi Need Assessment menurut Morisson sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi kebutuhan yang relevan dengan pekerjaan atau tugas sekarang yaitu masalah apa yang mempengaruhi hasil pembelajaran.
2. Mengidentifikasi kebutuhan mendesak yang terkait dengan finansial, keamanan atau masalah lain yang menggangu pekerjaan atau lingkungan pendidikan.
3. Menyajikan prioritas-prioritas untuk memilih tindakan.
4. Memberikan data basis untuk menganalisa efektifitas pembelajaran.

• Tujuan Analisis Kebutuhan Pendidikan

Salah satu pembagian kebutuhan manusia yang terkenal dikemukakan oleh Abraham Maslow, yang melihat adanya hierarkhi dalam kebutuhan, yaitu kebutuhan akan:

1. Survival (fisiologis).
2. Security (emosional).
3. Love and belonging (sosial).
4. Self esteem (personal).
5. Self actualization (personality).

• Pedoman Penetapan Kebutuhan Pendidikan

Pedoman penetapan kebutuhan ini pada awalnya dikemukakan oleh Kaufman, Corriga, dan Johnson (1969), mereka mengusulkan kegunaan satu model untuk keseluruhan pendidikan. Pada akhirnya diharapkan siswa berhasil dan survive dalam kelangsungan hidupnya sesuai dengan yang dicita-cita mereka.

• Penggunaan Beberapa Model Lainnya

Pertama, model Sweigert sebagai penetapan kebutuhan secara rinci sebagai langkah dalam pemecahan masalah pendidikan. Dia mengusulkan karakteristik untuk menetapkan suatu kebutuhan, yaitu:

1. Terpusat pada kebutuhan siswa
2. Mengidentifikasi pencapaian kelompok siswa
3. Kriteria untuk mengevaluasi kemajuan terhadap kebutuhan
4. Kebutuhan yang kritis
5. Ukuran penetapan
6. Penemuan komitmen secara umum

Kedua, model Sttafflebean (1968) yang mengusulkan beberapa pertimbangan oleh pendidik dalam menentukan kebutuhan, diantaranya :

1. Kontek Evaluasi, analisis secara teratur dari sebuah bendanya.
2. Masukkan evaluasi belajar dari fasilitas, pegawai, pelayan.
3. Proses evaluasi dan urutan kondisi dalam program.
4. Evaluasi dan perubahan yang diharapkan.

Dari dua model tersebut, dapat dilihat langkah-langkah dalam penyusunan rencana dan kebijakan kependidikan yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat, diantaranya :

1. Merumuskan rencana.
2. Mengenali masalah.
3. Mengenali ruang lingkup masalah.
4. Mengenali kebutuhan dan proses seleksi.
5. Menentukan kondisi belajar dengan memfokuskan pada fisik dan mental siswa dalam mengembangkan karakteristik.
6. Menentukan kondisi kebutuhan dengan memfokuskan pada pelajar.
7. Mencocokan keadaan dengan rencana.
8. Menentukan prioritas.
9. Menjamin kelanjutan penyelenggaraan pendidikan pada masa yang akan datang.

Materi Kedelapan

• Analisis Sistem Untuk Penilaian Kebutuhan

Dalam menganalisis penilaian kebutuhan menggunakan pendekatan sistem. Peranan pendekatan sistem dalam perencanaan adalah melihat secara sistematis dan rasional tentang kebutuhan-kebutuhan yang harus dipenuhi, baik kebutuhan individu, kelompok maupun organisasi. Kebutuhan tersebut perlu dipenuhi, kalau tidak terpenuhi akan terjadi malasah yang akan mengancam keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan akhir.

Penggunaan pendekatan sistem dalam organisasi, berbeda antara organisasi yang satu dengan yang lain, kaarena kebutuhan masing-masing organisasi berbeda sesuai fungsi dan perannya.

• Pendekatan Penilaian Kebutuhan

Pendekatan sistem yang sering digunakan dalam penilaian kebutuhan adalah analisis SWOT, yaitu model prosedur yang menggambarkan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap organisasi pendidikan. Analisis SWOT adalah analisis kondisi internal dan eksternal suatu organisasi yang selanjutnya akan digunakan sebagai dasar untuk merancang strategi dan program kerja.

• Model Elemen Organisasi

Input dan proses berhubungan dengan usaha organisasi internal, produk dan output berhubungan dengan hasil organisasi internal. Input dan proses adaalah sarana yang digunakan organisasi untuk mencapai hasil dalam bentuk produk dan output yang harus membawa hasil.jadi penilaian kebutuhan yang sesungguhnya selalu berawal dari acuan eksternal untuk menentukan apa yang harus dilakukan organisasi untuk memenuhi haraapan masyarakat.

• Model Masyarakat Perguruan Tinggi

Model ini memusatkan hubungan kurikulum di perguruan tinggi terhadap kebutuhan masyarakat yang melihat perbedaan-perbedaan antara apa yang ada (what is) dan apa yang seharusnya (what should be).

Materi Ketujuh

• Sistem Kearsipan

Kearsipan (Filling)

Menurut Terry hakikat dari kearsipan (filling) adalah penepatan kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menuru aturan yang telah ditentukan terlebih dahulusedemikian rupa sehingga setiap kertas atau surat apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat. Sedangkan Liang Gie mendefinisikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secaara tepat ditemukan kembali.

• Sistem Penyimpanan Arsip:

1. Sistem Abjad (alphabetic filling): Penyipanan ini berdasarkan urutan abjad dengan pemberian kode warkat atau surat yang akan disimpan mulai dari abjad A-Z. Kode abjad diideks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
2. Sistem Pokok Soal (subject filling): Penyimpanan arsip berdasarkan perihal surat (pokok isi surat).
3. Sistem Tanggal (kronologis): Penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat tersebut.
4. Sistem Nomor (numeric filling): Sistem nomor dalam penyimpanan arsip dimaksudkan bahwa arsip-arsip yang akan disimpaan diberi nomor kode dengan angka-angka. Dan perlu diperhatikan nomor in berbeda dengan nomor surat.
5. Sistem Wilayah (geographic filling): Dalam sistem wilayah arsip disimpan dengan dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.

Efisiensi dan Efektivitas Kearsipan:

• Asas-Asas Efisiensi dalam Pekerjaan Perkantoran:

1. Asas Perencanaan: yaitu menggambarkan pada awal pelaksanaan pekerjaan mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai suatu tujuan.
2. Asas Penyederhanaan: yaitu membuat suatu sistem yang rumit menjadi lebih mudah dan ringan dilaksanakan.
3. Asas Penghematan: yaitu mencegah pemakaian berlebihan terhadap perlengkapan dan peralatan kantor sehingga biaya pekerjaan menjadi mahal.
4. Asas Penghapusan: yaitu meniadakan kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.
5. Asas Penggabungan: yaitu mempersatukan pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.

• Penerapan Efisiensi Perkantoran:

Untuk menerapkan efisiensi perkantoran maka hal pertama yang harus dilaksanakan adalah menganalisis beban kerja. Setelah menganalisis beban kerja, selanjutnya yaitu mengimpelementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja tersebut agar orgaanisasi atau perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik dari para pegawai yang pada akhirnya akan mampu meningkatkan produktivitas organisasi atau perusahaan.

• Penggolongan Efisiensi dan Prinsip Efisiensi:

Penggolongan efisiensi kerja berdasarkan masing-masing sumber kerja:

1. Pikiran: untuk mencapai cara yang termudah.
2. Tenaga: untuk mencapai cara yang teringan.
3. Waktu: untuk mencapai cara yang tercepat.
4. Ruang: untuk mencapai cara yang terdekat.
5. Benda: untuk mencapai cara yang termurah.

• Prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi:

1. Efisiensi harus dapat diukur.
2. Efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional.
3. Efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas (mutu).
4. Efisiensi merupakan teknis pelaksanaan.
5. Pelaksanaan efisiensi harus sesuai dengan kemampuan organisasi yang bersangkutan.
6. Efisiensi ada tingkatanannya.

• Pola Klasifikasi, Kode dan Indeks:

1. Pola klasifikasi dan kode: dalam menemukan kembali file/arsip  pola klasifikasi dan kode memang banyak sekali ragamnya misalnya pola klasifikasi DDC, UDC.
2. Kode penyimpanan: pada prinsipnya penggunaan kode dalam kearsipan sama seperti yang terdapat pada bidang perpustakaan.
3. Indeks: Selain kode penyimpanan, indeks juga membantu dalam mempercepat penemuan kembali file/arsip.

• Efisiensi dan Efektivitas Kearsipan:

Tercapainya efisiensi dan efektivitas dalam penyimpanan arsip sangat ditentukan oeh beberapa hal yaitu yang pertama adalah konsistensi sorang petugas kearsipan untuk memegang teguh prinsip penyimpanan arsip. Kedua, seorang petugas kearsipan dituntut profesional dalam menjalankan tugas kearsipan. Ketiga, sistem penataan arsip harus diklasifikasikan dengan benar. Keempat, yaitu mengenai peralatan yang digunakan dalam penataan berkas dalam menyimpan arsip. Kelima, membentuk berkas yaitu setelah surat atau arsip dibubuhi tanda simpan aka tahap pertama dibuatlah kerangka penataan berkas. Keenam, penataan kartu kenadali yaitu penataan yang didasarkan indeks seuai penataan berkas dalaam filling cabinet.